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Ficha de Recolha de Dados Pessoais
(Tratamento de Dados de Retribuições, Prestações, Regalias e Gestão Administrativa de Trabalhadores)
Este documento serve para o tratamento de dados pessoais de trabalhadores.
1. Finalidade do tratamento
Os dados pessoais de trabalhadores poderão ser recolhidos e tratados pela entidade com as seguintes finalidades:
- Gestão administrativa;
- Cálculo e pagamento de retribuições, prestações, abonos e subsídios;
- Cálculo e retenção na fonte relativos a descontos na remuneração, obrigatórios ou facultativos, decorrentes de disposição legal;
- Execução de decisão ou sentença judicial, bem como tratamento de pedidos formulados pelos trabalhadores;
- Tratamento dos outros assuntos relativos a retribuições, prestações, abonos ou subsídios.
2. Categorias de dados pessoais a recolher
Para as finalidades acima referidas, a entidade poderá recolher e tratar os dados pessoais bem como o original e cópias dos respectivos documentos em que se incluam nas seguintes categorias:
- Dados de identificação;
- Situação familiar;
- Dados relativos à actividade profissional;
- Dados relativos a retribuições;
- Outros dados.
3. Prazo de conservação de dados
- Para a finalidade de gestão administrativa de trabalhadores, os dados podem ser conservados por um período de um ano após a cessação da relação de trabalho;
- Para efeitos de retribuições, prestações e regalias de trabalhadores, os dados podem ser conservados por um período máximo de dez anos após a cessação da relação de trabalho;
- O prazo dos respectivos dados poderá ser prolongado, por motivos de acção judicial, até seis meses, após a transferência dos dados às instituições judiciárias ou o trânsito em julgado da sentença;
- Para efeitos de pensões, previdência ou do pagamento de prestações complementares posteriores devidas em momento posterior à cessação da relação de trabalho, os dados estritamente necessários à prova da qualidade de trabalhador, tempo de serviço e evolução da remuneração poderão ser conservados até 3 anos após a inexistência das correspondentes finalidades.
4. Destinatários dos dados
São destinatários dos dados:
- As entidades a quem os dados devam ser comunicados por força de disposição legal ou a pedido do titular dos dados;
- As instituições financeiras que gerem as contas da entidade destinadas ao pagamento da retribuição dos trabalhadores;
- As entidades gestoras de Fundos de Pensões ou do Regime de Previdência;
- As companhias de seguros com quem é celebrado o contrato de seguro de acidentes de trabalho ou de acidentes pessoais. Os dados pessoais serão conservados apenas pelo período de tempo necessário ao cumprimento da sua finalidade.
A utilização para fim diferente do que determinou a recolha será possível mediante notificação à Comissão Nacional de Protecção de Dados (CNPD) e obtenção prévia do consentimento expresso do titular.
